Счета-фактуры и положения и условия

Счета-фактуры EasyWebshop специализируется на программном обеспечении для интернет-магазинов, но также предлагает обширное приложение для выставления счетов для своих Business клиентов.

До того, как мы предложили эту функцию, мы заметили, что нашим клиентам приходилось создавать счета вручную в офисном приложении или использовать внешнее программное обеспечение для выставления счетов. Это отнимало много времени, было громоздким и иногда дорогостоящим.

Поэтому мы создали собственное приложение для выставления счетов общего назначения. Оно генерирует счета и рассылает их по электронной почте автоматически на основе данных о поступивших заказах. После того, как все параметры настроены нужным образом, оно может и экономит много времени.

Invoicing

Особенности выставления счетов-фактур

Данные счета-фактуры заполняются автоматически, и каждое поле можно редактировать
Персонализация шаблона счета-фактуры, например, добавление фотографий товара и пользовательских текстов
Возможность настройки расчета счета-фактуры
Загрузка файлов в формате PDF
Интеграция стандарта UBL (Universal Business Language) для экспорта в бухгалтерские приложения
Возможность создавать счета-фактуры, кредитовые ноты, упаковочные листы и квитанции
Автоматическая нумерация счетов-фактур с функцией сброса
Опция отправки счетов по электронной почте бухгалтеру и бухгалтерским приложениям
Автоматизированная загрузка и отправка счетов-фактур по электронной почте
Многоязычность (20 языков) и поддержка UTF-8
Формат бумаги A4 и US Letter
Простой и удобный интерфейс

Настройки счета-фактуры можно найти по адресу Настройки > Дополнительные опции > Счета-фактуры и налоги.

Если Invoices & Tax не отображается в меню, измените уровень пользовательского опыта на Advanced в Settings > More options > User experience level.

Настройки счетов-фактур

Пример счета-фактуры

Эта кнопка генерирует пример счета-фактуры в новом окне браузера. Вы можете изменить приведенные ниже настройки и снова нажать эту кнопку, чтобы увидеть результат. Вы также можете сделать тестовый заказ в своем собственном магазине и загрузить реальный счет-фактуру в Управление >Заказы. Рекомендуется сделать несколько тестовых заказов; это позволит Вам более точно настроить Ваши счета-фактуры.

Размер бумаги

Можно генерировать счета-фактуры в формате A4 и в формате U.S. Letter.

Язык

Здесь устанавливается язык счета-фактуры. По умолчанию это язык Интернет-магазина, но его можно также установить на язык покупателя или на другой язык.

Префикс номера счета-фактуры

Это фиксированный префикс, который будет отображаться перед номером счета-фактуры. Рекомендуется использовать только буквы, а не цифровые символы. Использование цифр может привести к путанице с номерами счетов-фактур.

Номер счета-фактуры

Щелкните на номере счета-фактуры, чтобы получить обзор номеров счетов-фактур и связанных с ними заказов. В нижней части этой страницы Вы найдете кнопку Сбросить, чтобы отсоединить счета от заказов и начать работу с новыми номерами счетов. Сброс номеров счетов-фактур не может быть отменен после нажатия кнопки подтверждения. Вам придется создать новые счета-фактуры.

Дата истечения срока оплаты

Эта опция позволяет Вам установить количество дней до того, как счет должен быть оплачен.

Цвет

Счета-фактуры, счета-проформы, кредитные авизо, упаковочные листы и квитанции могут иметь отдельный цветовой шаблон, чтобы отличать их друг от друга.

Тип шрифта

По умолчанию доступны 3 шрифта: Sans serif, monospace (каждый символ занимает одинаковое пространство) и serif. Приложение ограничивается этими шрифтами, поскольку они установлены на каждом типе компьютера, и поэтому их не нужно добавлять к данным PDF. Благодаря этому размер файла счетов-фактур остается небольшим. Кроме того, эти шрифты удобны для чтения, поэтому счета-фактуры остаются четкими и без непонятных символов.

Логотип

Это логотип (файл изображения), который будет отображаться в левом верхнем углу Ваших счетов.

Форматы файлов: jpg, .jpeg, .gif, .png
Максимальный размер файла: 5MB

Используйте функции Resize и Crop, чтобы поэкспериментировать с различными логотипами и размерами, пока не добьетесь желаемого результата. Вы также можете использовать программы для редактирования изображений, чтобы доработать логотип. Мы рекомендуем GIMP и Paint.NET. Иногда необходимо добавить белое пространство по бокам или сверху и снизу, если логотип слишком длинный, чтобы поместиться на счет-фактуру.

Детали счета-фактуры

Данные Вашей компании будут отображаться в верхней части счета-фактуры. Щелкните на ссылке Обновить, чтобы изменить данные о Вашей компании.

Заголовок

Заголовок - это необязательный текст, который может быть добавлен к счету-фактуре. Этот текст отображается под адресной информацией и над товарами.

Нижний колонтитул

Нижний колонтитул - это необязательный текст, который может быть добавлен к счету-фактуре. Этот текст отображается под товарами и над расчетом счета-фактуры.

Нижний колонтитул 2

Второй нижний колонтитул - это необязательный текст, который может быть добавлен к счету-фактуре. Этот текст отображается ниже расчета счета и общей суммы.

Отображение изображений предварительного просмотра

Для каждого продукта под кодом продукта может быть показана миниатюра (маленькое изображение). Это работает только в том случае, если продукт можно найти в управлении продуктами. Это не работает для удаленных продуктов.

Добавьте страницу с правилами и условиями

Вы можете добавить страницу с правилами и условиями. Текст может быть задан на нескольких языках в Настройки > Другие опции > Условия и положения. В приведенном ниже разделе настройка условий и положений описана более подробно.

Отправить счет по электронной почте

Здесь Вы можете задать пункты назначения для отправки счета-фактуры. По умолчанию счет будет отправлен Вашему клиенту, а его копия - Вам. Счета-фактуры не сохраняются в бэк-офисе, Вы можете сохранить их в своем почтовом ящике. Есть возможность добавить дополнительные адреса электронной почты. Это может быть человек, управляющий администрацией, бухгалтер или бухгалтерское приложение.

Вы можете добавить счет-фактуру в формате PDF в качестве вложения к электронному письму.
Для бухгалтеров и бухгалтерских приложений Вы можете использовать UBL-стандарт для автоматической обработки Ваших счетов-фактур.

После просмотра счета-фактуры Вы можете отправить его, нажав на пиктограмму Электронный счет-фактура внизу примера счета-фактуры.

Автоматизированные действия

Чтобы сэкономить Ваше время, счет-фактуру можно загрузить (в формате PDF или UBL), присвоить ему номер и отправить по электронной почте автоматически при открытии счета-фактуры. В этом разделе Вы можете выбрать действия, которые Вы хотите выполнять автоматически.

НДС

Здесь Вы можете установить, будут ли цены в Вашем магазине предлагаться с учетом или без учета НДС. Установите этот параметр только один раз. Изменение этой настройки очень запутывает Ваших покупателей. Кроме того, счета-фактуры от предыдущих заказов будут рассчитаны неверно, поскольку эти заказы были сделаны с использованием другого метода расчета налогов.

Ставка НДС

Здесь Вы можете установить до трех налоговых ставок. Например, для Бельгии: 21%, 12% и 6%, для Нидерландов - 21%.

Не взимать НДС за пределами Европы (ЕЕА)

Отметьте эту опцию, если Вы не хотите, чтобы НДС взимался с заказов, в которых страна-фактура покупателя находится за пределами Европы.

Не взимать НДС с иностранных компаний, входящих в ЕС (EEA)

Это позволяет Вам гарантировать, что НДС составляет 0% для B2B-заказов из другой европейской страны. Например, если шведская компания продает товар датской компании, или наоборот. Для того чтобы это работало, Ваши клиенты должны иметь действительный номер НДС.

Процедура оформления заказа B2B / B2C

B2B + B2C: во время, клиенты могут выбрать между Частным или Бизнес Это настройка по умолчанию.
B2C: Ваши клиенты могут не вводить название компании или номер НДС. Это упрощает процедуру оформления заказа. Цены на товары без учета НДС не отображаются в Вашем магазине.
B2B: Ваши покупатели могут вводить название компании и номер НДС во время оформления заказа.
Необходимый номер НДС для B2B: такой же, как и для B2B, но номер НДС проверяется в Системе обмена информацией о НДС Европейского Союза. Обратите внимание, что в работе VIES ЕС регулярно происходят перерывы; во время простоя VIES Ваши клиенты не смогут разместить заказ.

Открытие и просмотр счетов-фактур

PDF Счета-фактуры генерируются в формате PDF по умолчанию. Вы можете открыть .pdf-файлы с помощью приложения для чтения PDF-файлов, ниже мы привели список нескольких рекомендуемых PDF-ридеров с открытым исходным кодом:

Изменение номеров счетов-фактур

Номера счетов-фактур автоматически присваиваются каждому счету-фактуре, следуя за наибольшим существующим номером счета-фактуры. Присвоение нового номера счета-фактуры происходит в момент загрузки или отправки счета-фактуры по электронной почте.

При загрузке счета-фактуры Вы можете изменить номер счета-фактуры в нижней части страницы. Следующий номер счета-фактуры будет начинаться с последнего указанного Вами номера счета-фактуры. Это позволяет Вам выбирать, какой именно номер будет присвоен каждому счету-фактуре. Можно пропустить номера счетов-фактур заказов, поступивших не из Вашего магазина, или создать двойные номера счетов-фактур (если это будет желательно). Поскольку наибольший номер счета-фактуры всегда используется для следующего счета-фактуры, автоматическая генерация дублирующихся номеров счетов-фактур невозможна.

Как у пользователя у Вас всегда есть свобода выбора номеров счетов-фактур, но с возможными последствиями ошибок. Мы рекомендуем позволить системе присваивать номера счетов-фактур автоматически. Таким образом, пробелы и двойные номера счетов-фактур никогда не возникнут.

В настройках счета-фактуры щелкните на номере счета-фактуры, чтобы получить обзор номеров счетов-фактур и связанных с ними заказов. В нижней части этой страницы Вы найдете кнопку Сбросить, чтобы отсоединить счета-фактуры от заказов и начать работу с новыми номерами счетов-фактур. Сброс номеров счетов-фактур не может быть отменен после нажатия кнопки подтверждения. Вам придется создать новые счета-фактуры.

Многоязычные положения и условия

Условия Интернет-магазина Правила и условия могут быть установлены на нескольких языках в Настройки > Дополнительные параметры > Правила и условия.

Если Термины и условия не отображаются в меню, сначала установите уровень пользовательского опыта на Дополнительный, в Настройки > Другие параметры > Уровень пользовательского опыта.

Сроки и условия можно найти:

Внизу Вашего сайта с помощью ссылки "Условия и положения", с возможностью распечатать
Клиент должен принять условия на последнем шаге оформления заказа
На второй странице, прилагаемой к Вашим счетам

Сохраняйте простой макет условий и положений. Нет причин использовать большое количество текстовой разметки, за исключением абзацев. Поскольку этот текст отображается на HTML-страницах и в PDF-документах, разметка может быть разной в обеих ситуациях.

Заявление о конфиденциальности

Начиная с 25 мая 2018 года, любая организация, которая обрабатывает или контролирует персонально идентифицируемую информацию о жителях ЕС, должна внедрить строгие организационные и технические меры, чтобы соответствовать Общему регламенту по защите данных (GDPR).

Вы можете сделать свой интернет-магазин соответствующим GDPR на странице Настройки > Дополнительные параметры > Заявление о конфиденциальности.

Следующая страница: Настройка стоимости доставки

Стартовая вики

Часто задаваемые вопросы Контакт